Cómo escribir el manual de operaciones de cada puesto

Qué trae la plantilla

1. Para qué existe el puesto

   Una o dos frases: qué pasaría si nadie hiciera este trabajo.

2. Responsabilidades

   Lo que el puesto entrega, y cómo se sabe que se cumplió.

3. Rutina

   Lo que se hace cada día, cada semana y cada mes, con hora.

4. Procesos paso a paso

   Cuándo se hace cada uno, qué se necesita, los pasos en orden y qué hacer si algo sale mal.

5. Indicadores

   Entre dos y cinco números que se revisan cada semana.

6. Herramientas y accesos

   Sistemas y carpetas que usa el puesto, y quién da el acceso. Nunca contraseñas.

7. Quién cubre cuando faltas

   Qué puede hacer sola esa persona y qué debe esperar.

8. Firmas

   La persona en el puesto y su jefe firman: así se hace hoy este trabajo.

Cuatro reglas para que el manual sí se use

• Escríbelo con la persona que hace el trabajo, en su lugar de trabajo. Si lo escribe alguien más, describe cómo debería ser y no cómo es.
• Empieza por el puesto que más te duele cuando alguien falta.
• Guárdalo en una carpeta compartida de la empresa, no en el teléfono de nadie.
• Cuando cambie la forma de trabajar, cambia el manual y su número de versión. Un manual viejo engaña.

Cuándo conviene hacerlo ahora

Si en 2027 vas a mover turnos por la nueva jornada, los manuales son donde se escriben los horarios nuevos de cada puesto. Revisa qué cambia con la jornada de 40 horas antes de empezar.